Déclaration relative à la protection des données à caractère
personnel
L’administration communale de Seneffe.
I.
Introduction
L’administration communale
est attachée au respect de la vie privée.
Notre politique en matière
de protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à
caractère se fonde sur le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du
Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD).
II. À
quelles fins recueillons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à
caractère personnel ?
Les données à caractère
personnel vous concernant sont recueillies afin :
·
de
vous permettre de fournir les informations requises pour l’exécution du
traitement de vos démarches administratives via le E-guichet;
·
de
vous permettre de fournir les informations requises pour votre inscription au
compte citoyen. Ce dernier permet de proposer du contenu sur le site de la
commune (fiche annuaire, événement, ...) ;
·
de
vous permettre de de recevoir notre Newsletter après vous y être inscrit.
·
de
vous permettre de faire une demande via un formulaire.
Les données seront
également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant
l'utilisation du site.
Ces données sont traitées
conformément à la politique décrite dans le règlement RGPD susmentionné.
Elles ne seront traitées
que par le personnel du service responsable du site web (informatique,
communication) de l’administration communale et les sous-traitants de celui-ci,
aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer le service.
III.
Qui est le « responsable du traitement des données » ?
Le responsable du
traitement des données est le DPD de l’administration communale : …….. . Si
vous avez des questions concernant le traitement de votre courrier électronique
et des données à caractère personnel qui y sont liées, vous pouvez les envoyer
à l'adresse suivante : dpd@monadministrationcommunale.be
IV.
Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?
·
aux
fins de personnalisation de l'accès au système (enregistrement) et de
fourniture d'informations, nous conservons les données suivantes: nom, prénom,
adresse électronique, adresse postale, coordonnées de géolocalisation, photo de
profil, identifiant, mot de passe, date de naissance, numéro de registre
national telles que fournies par vos soins,
·
aux
fins d'information et d'assistance: les courriels stockés dans les boîtes
fonctionnelles auxquelles les questions sont adressées peuvent contenir, outre
l'adresse électronique de l'expéditeur, les nom et prénom de celui-ci,
l’adresse email;
V. À
qui vos données sont-elles communiquées ?
Les données recueillies à
votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par
les services de l’administration communale [ Client « Data Controller » ] et ses
sous-traitants responsables:
·
pour
la personnalisation de l'accès au système (l'équipe technique de
l’administration communale [
Client « Data Controller »]);
·
pour
les demandes adressées au service d'aide (le service d'aide et le sous-traitant
de [ Client « Data
Controller » ] chargé des activités liées au service d'aide).
·
pour
la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui
l’héberge, iMio ;
Les données recueillies
seront enregistrées :
·
dans
la base de données d’enregistrement hébergée par l’administration communale ou
son sous-traitant;
·
dans
les boîtes aux lettres électroniques de premier niveau du service d'aide des
services concernés de l’administration communale.
Les données collectées et
traitées sont gérées par le service responsable de l’administration communale.
Aucune donnée à caractère
personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires
mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur
éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou
d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.
L’administration communale
ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing
direct.
VI.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Pour les besoins du
traitement des services, vos données sont conservées aussi longtemps que vous
êtes inscrits au(x) services concernés. Elles peuvent être supprimées, sauf si
une enquête est en cours (Les données seront alors conservées pendant le temps
nécessaire à la conclusion de l’enquête), sur simple base d’une demande de
votre part.
VII.
Comment consulter vos données, en vérifier l'exactitude et, au besoin, les corriger
?
Vous avez le droit de
demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel pour
vérifier l'exactitude des informations qui sont conservées et/ou pour les
corriger ou les mettre à jour. Vous pouvez aussi demander que vos données à
caractère personnel soient totalement effacées si aucune demande de votre part
n'est en cours de traitement.
Si vous supprimez votre
enregistrement dans l’E-guichet, la newsletter, le compte citoyen, vos données
seront également supprimées des applications concernées.
Pour garantir le respect
de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures
nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter,
et éventuellement de corriger, des données.
Veuillez envoyer vos
demandes à l’adresse électronique suivante: : [ adresse e-mail chez Client « Data Controller » ]
.
VIII.
Quels sont les moyens que nous mettons en œuvre pour éviter tout abus ou accès
non autorisé ?
L’administration communale
[ Client « Data Controller
» ] a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles,
électroniques et administratives), qu'il réévalue et actualise régulièrement,
afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la
sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en
vue de réaliser le traitement concerné.
Vos données sont
conservées sur le serveur de notre sous-traitant avant d'être traitées.
Les sous-traitants
extérieurs ont signé un contrat avec l’administration communale [ Client « Data Controller » ]
en vertu duquel il sont légalement tenus de respecter la législation applicable
en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et
plus précisément le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil
du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD) .
Le personnel de
l’administration communale [Client
« Data Controller » ] qui a accès à des informations permettant
d'identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à
la présente déclaration relative à la protection des données à caractère
personnel, et notamment en s'abstenant d'utiliser ces informations à des fins
autres que la prestation des services qu'il est censé assurer.
Des fonctionnaires
désignés par l’administration communale [ Client « Data Controller » ] peuvent accéder aux
données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seuls
ces fonctionnaires autorisés ont accès aux données (en utilisant un système
spécifique).
IX. À
qui adresser des questions ou des plaintes ?
Pour consulter, supprimer
(dans certains cas) ou corriger les informations à caractère personnel vous
concernant, veuillez contacter :
Le responsable du
traitement des données (DPD) de l’administration communale [ le responsable chez Client «
Data Controller » ] (adresse électronique: [ adresse e-mail chez Client « Data Controller » ] ).
En
cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au Délégué à la Protection
des Données de l’administration communale ou au l’Autorité Locale Belge en
charge de l’application de la protection des données.
